Pour préparer et coordonner chaque événement organisé à Versailles Palais des Congrès, notre équipe de professionnels multi-métiers déploie son savoir-faire en coordination événementielle et son expérience en gestion logistique pour vous simplifier la vie et permettre à vos participants une expérience fluide.
Chargée de programmation, chargée de clientèle, responsable du développement, , régisseur, techniciens, directeur de réception , personnel d’accueil, de sécurité et de nettoyage : nous assurons pour vous la logistique événementielle et l’ensemble des prestations nécessaires () pour garantir le bon déroulement de votre programme dans les moindres détails, comme prévu (et même en cas d’imprévu).
Notre équipe dédiée et notre capacité organisationnelle au service de vos événements
Juste en face du Château de Versailles à seulement 15 minutes de Paris, notre lieu , aux espaces) événementiels contemporain entièrement rénové et tout équipé vous offre non seulement un cadre idéal, mais aussi une équipé dédiée avec un savoir-faire organisationnel et logistique d’excellence pour accueillir vos événements dans les meilleures conditions.
Avec professionnalisme et réactivité, nos experts vous accompagnent d’amont en aval,en coulisses, lors des premiers préparatifs, jusqu’aux dernières secondes de votre event et au démontage, comme pour les nombreuses manifestations événementielles, professionnelles et culturelles qui ont rencontré un franc succès à Versailles Palais des Congrès :
Avec professionnalisme, implication et réactivité, nos experts vous accompagnent en coulisse d’amont en aval, lors des premiers préparatifs, jusqu’aux dernières secondes de votre event sans oublier le démontage, Cet accompagnement a été un facteur de succès reconnu par les organisateurs pour les nombreuses manifestations événementielles, professionnelles et culturelles qui se sont déroulées à Versailles Palais des Congrès :
- salon professionnel,
- conférence, colloque,
- spectacle vivant,
- soirée d’entreprise,
- anniversaire d’entreprise
- assemblée générale,
- concert privé, DJ set,
- soirée de gala,
- cocktail, apéro dînatoire,
- séminaire d’entreprise,
- dîner gastronomique,
- cérémonie de remise de prix,
- exposition éphémère,
- projection de film en avant-première,
- tournage
- showcase
- etc.
Planification et programmation événementielle
La création d’événements haut de gamme nécessite un important travail préparatoire en amont, à commencer par une bonne planification. Du planning de programmation au rétro-planning de préparation, notre chargée de clientèle étudie avec vous la faisabilité et les caractéristiques de votre projet événementiel en accord avec votre budget. Une fois que l’avant-projet est validé, elle devient = votre interlocutrice unique pour la coordination des différents prestataires événementiels et le suivi logistique.
Coordination logistique événementielle
Tout événement professionnel nécessite une parfaite maîtrise de la logistique et de la gestion de projet à 360° est absolument indispensable : tout comme la gestion des imprévus et la résistance au stress.
Que ce soit en amont, lors des préparatifs, ou le jour J pendant la rencontre, notre responsable logistique veille pour vous, votre organisateur d’événements ou votre agence événementielle à ce que le cahier des charges soit respecté à chaque étape du planning. Il met en place les organisations et les hommes pour chaque étape du planning d’avancement du projet
Avec le sens du détail, le souci du travail bien fait et une connaissance des acteurs locaux , nous nous chargeons de coordonner chaque prestataire événementiel et d’assurer la gestion des flux de A à Z, notamment pour la partie logistique et transport avec un suivi rigoureux dans une logique de circuit court afin de minimiser l’empreinte carbone de votre manifestation.
- gestion des stocks, des approvisionnements et des flux logistiques,
- transport, acheminement des denrées et du matériel,
- suivi de livraison, déchargement, manutention,
- montage, mise en place du matériel, du mobilier et des éléments en salle,
- démontage, nettoyage, etc.
Régie et équipe technique
Pour tout événement, que ce soit une rencontre professionnelle en petit comité comme pour un congrès de grande envergure, le matériel technique contribue à la parfaite diffusions des messages. Notre équipe technique intégrée autour de notre régisseur général et de techniciens experts, nous permet d’assurer une prestation technique avec du matériel intégré de dernière génération. L’intégration de prestations technique concerne l’ensemble de la chaine de production technique et scénique :
- Captation video HD pour retransmission en salle et/ou en direct via un streaming
- Projection vidéo sur grand écran LED
- Sonorisation des intervenants, sonorisation des présentations et films
- Eclairage scénique, mise en lumière des espaces, jeux de lumières de soirée
- Ecrans de retours
- Streaming
- Système de traduction
- Vote electronique
- Connectique Wi-fi à très haut-débit
- Prise de vue photo
Vos événements professionnels et manifestations culturelles ayant lieu à Versailles Palais des Congrès bénéficieront d’une technologie de pointe intégrée à nos équipements et d’une équipe d’experts aguerris.
Service traiteur et matériel de restauration
Il n’y a pas d’événement sans la mise en place d’une restauration traiteur. À Versailles Palais des Congrès, nous avons fait le choix d’intégrer l’ensemble des prestations nécessaires à la mise en place d’une prestation culinaire de qualité tout en respectant les contraintes alimentaires des participants.
Ce choix permet de supprimer les déplacements, réduire l’empreinte Carbonne et baisser les coûts. Nous mettons à disposition l’ensemble du mobilier (tables, chaises, buffets et nappage) et un art de la table avec couverts, verrerie, assiettes, plats réutilisables.
Derrière les fourneaux et pour le service en salle, notre directeur de réception, appuyé d’une équipe de maîtres d’hôtel formés à la réglementation hygiène et sécurité, vous accompagne tout au long de la prestation. Pour répondre et s’adapter à toutes les demandes et situations, nous avons sélectionné une liste de partenaires (bar à cocktails, animations culinaires, gâteaux événementiels…) et detraiteurs locaux et parisiens responsables, engagés dans la réduction du gaspillage alimentaire et le recyclage des contenants) Par ailleurs, notre cuisine, entièrement rénovée, est équipée de lave-vaisselles à économie d’énergie et d’eau.
Accueil, sécurité, nettoyage
Pour accueillir et renseigner vos convives, orienter le public, contrôler les billets et invitations, protéger vos participants et votre matériel, veiller à la propreté des espaces avant, pendant et après l’événement, vous pouvez compter sur nos partenaires prestataires hôtesses d’accueil, agents de sécurité et agents de nettoyage.
Service commercial et communication événementielle
Aujourd’hui la communication digitale est à intégrer dans la conception et l’organisation d’événements et l’industrie culturelle.
Le digital intervient de l’inscription à la diffusion des contenus.
Quelle est votre stratégie de communication pour vos prochains projets événementiels ? Quelle gestion des retombées médiatiques, des relations publiques et relations-presse, de la visibilité sur les réseaux sociaux avez-vous prévue ?
De la gestion de la relation-client à la gestion de votre image de marque autour de votre événement, notre équipe de chefs de projets et de communicants professionnels vous aide à maximiser le potentiel de votre programmation événementielle.
Service RSE
Vous souhaitez organiser un événement écoresponsable à Versailles Palais des Congrès ? Notre équipe RSE se charge de veiller au respect des consignes gouvernementales et bonnes pratiques du secteur événementiel en matière de sobriété énergétique, économie d’énergie et réduction de l’empreinte carbone lors de chaque rencontre organisée dans notre centre culturel et événementiel contemporain. L’intégration de la chaine technique, logistique et de la restauration contribue à réduire l’empreinte carbone de vos événements
Contactez-nous pour en savoir plus sur nos prestations logistiques et événementielles !
Service programmation
Vous souhaitez faire venir un ou une artiste à votre événement pour une animation sur mesure / showcase / concert privé ?
Notre service programmation est en lien avec les plus grandes boîtes de production parisiennes et pourra vous renseigner sur les tarifs et les disponibilités de celui ou celle que vous convoitez. Pour une enveloppe prédéfinie avec le client, le service programmation se charge de la partie contractuelle avec la Production, de l’accueil de l’artiste et de toute la mise en place scénique (commande de matériel, rodage, etc.).
Nous pouvons également organiser un cocktail privatif dans une de nos belles salles de réception, avant ou après un spectacle.
