Comment analyser les performances de vos événements ? Comment mesurer l’efficacité de votre organisation, évaluer la qualité de l’expérience proposée à vos participants ? Quels sont les outils et indicateurs pertinents pour identifier des axes d’amélioration ?
Les organisatrices et organisateurs professionnels le savent bien : après chaque event, il est important de renseigner ses chiffres post-événementiels afin d’avoir un aperçu des performances de l’événement et des points à améliorer pour les prochaines rencontres.
Dans cet article, découvrez la puissance des KPI événementiels pour booster votre programmation à Versailles Palais des Congrès, votre centre culturel contemporain pour organiser un salon, une conférence, une foire, un séminaire, un spectacle, une formation ou autre format d’événement professionnel dans ce lieu d’exception situé juste en face du Château de Versailles.
Qu'est-ce qu'un KPI événementiel ?
Tout d’abord, il est important de bien comprendre la définition d’un KPI. Nous verrons ensuite comment l’utiliser pour mesurer la performance de chacun de vos events, piloter votre activité événementielle dans le bon sens et atteindre vos objectifs fixés dans différents domaines.
Les KPIs, indicateurs clés de performance
L’acronyme KPI signifie Key Performance Indicator en anglais. Comme son nom le laisse deviner, un KPI est un indicateur clé et quantitatif, relatif à une action ou une activité dont il permet de mesurer les performances sur une période donnée.
Les KPIs et leurs outils de mesure de la performance sont utilisés à des fins de reporting et de pilotage dans de nombreux secteurs d’activités, notamment par les managers et les commerciaux, mais pas uniquement.
Par exemple, ces indicateurs de performances peuvent être mesurés dans l’objectif d’évaluer le retour sur investissement (ou ROI), les performances de l’équipe lors du dernier trimestre, la qualité de la relation-client, le taux de conversion, le taux de rebond sur internet, la notoriété de la marque, ou autre point stratégique à surveiller.
Les KPI événementiels
Vous l’aurez compris, un KPI événementiel est un indicateur de performance mesuré pour un ou plusieurs événements. Un exemple concret ? Nombre de visites journalières lors d’un salon pro, note de satisfaction client donnée par le public, statistiques de la campagne de marketing digital (analytics), nombre total de repas servis et de boissons consommées, moyenne du temps passé sur site lors d’un congrès, chiffre d’affaire réalisé, retombées médiatiques en nombres de pages et de lecteurs, pourcentage de visiteurs locaux, taux d’ouverture de l’e-mail d’invitation et nombre de clics sur le lien call-to-action, conversions de visiteurs uniques en prospects ou clients, taux de fidélisation lors d’une foire annuelle, bilan carbone de la rencontre…
Il n’y a pas un seul, mais plusieurs et même beaucoup d’indicateurs de performance potentiellement mesurables ! De plus, il en existe dans diverses catégories. Parmi les différents types d’indicateurs, certains KPI vous renseigneront sur la performance commerciale ou digitale, d’autres sur l’aspect opérationnel, ou encore sur la dimension écoresponsable. À vous de fixer des indicateurs pertinents par rapport à ce que vous voulez savoir, à vos objectifs, à vos cibles. Avec le temps, si vous savez analyser les indicateurs et croiser les données avec finesse, vous pourrez identifier les bons leviers à actionner pour résoudre certains problèmes récurrents et surmonter les obstacles à la réussite.
Pourquoi les indicateurs de mesure sont-ils si importants dans le secteur événementiel ?</
Pour chaque événement organisé, utiliser les bons indicateurs de manière fine et assidue est une véritable clé de la réussite à long terme, aussi bien pour les organisateurs d’événements que pour les gestionnaires de lieux. Avec les KPI de vos événements à Versailles Palais des Congrès, tout le monde est gagnant, c’est pourquoi nous prenons le temps également de suivre les indicateurs de performance des rencontres organisées dans notre centre événementiel haut de gamme.
Pour vous, ces données sont précieuses afin d’avoir une visibilité réelle sur ce qui fonctionné , sur ce qui peut être amélioré et cela peut se traduire par une prise de décision éclairée. Au fil des rencontres, les KPI vous permettent de suivre l’évolution de vos résultats en termes de retombées événementielles, impact sur le territoire, bilan carbone, performances des rencontres, etc. Pour l’équipe de Versailles Palais des Congrès, une bonne analyse des indicateurs nous permet de veiller à la qualité de nos prestations et d’évoluer constamment sur nos axes d’amélioration dans les moindres détails de notre organisation.
Comment mesurer les KPI de votre événement à Versailles Palais des Congrès ?</
Adhérent de l’Union Française des Métiers de l’Événement (UNIMEV), Versailles Palais des Congrès veille continuellement à respecter les bonnes pratiques du secteur à tous les niveaux, en particulier en termes de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE), ce qui inclut la mesure des performances.
Afin de faciliter le paramétrage de vos KPI et la collecte de vos données événementielles, nous utilisons et vous recommandons la plate-forme CLEO, un outil de pilotage et de reporting dédié aux professionnels de l’événementiel. Naturellement, toutes les données liées à votre événement sont confidentielles et ne font pas l’objet d’une exploitation commerciale, ni d’une diffusion dans les médias.
La solution CLEO pour mesurer votre performance
Avec CLEO, produisez facilement votre reporting pour connaître en détail la performance de votre événement, ses retombées et son impact environnemental. Ce puissant calculateur de performances événementielles est gratuit et vous est proposé par l’UNIMEV et le Comité Régional du Tourisme Paris Île-de-France. Pour vous faire une idée de la richesse et du niveau de détail de cet outil de mesure, voici un aperçu non exhaustif des multiples KPI mesurés par CLEO :
- Performances de l’événement
- Le nombre de participants ou nombre de visiteurs
- Le nombre de créateurs de contenus
- Le nombre d’internationaux
- Le nombre d’abonnés sur les réseaux sociaux
- Le chiffre d’affaires conclu entre les participants
- Le nombre de commandes signées et de prospects acquis
- Le nombre d’heures de formation dispensées
- Le nombre de structures R&D et Innovation mobilisées
- La note moyenne de satisfaction de (score sur 5 )
- Le Net Promoteur Score (note de recommandation sur une échelle de -100 à +100)
- Les interactions sur les réseaux sociaux (« likes », partages, commentaires, etc.)
- La visibilité dans les médias par nombre de lecteurs et d’auditeurs
- Retombées économiques, sociales, fiscales et locales
- Le chiffre d’affaires total généré et le chiffre d’affaires local
- Le nombre d’emplois créés ou maintenus, dont les locaux
- Le montant de la TVA générée, ainsi que la taxe de séjour et la taxe d’aéroport
- Bilan environnemental de l’événement
- L’empreinte carbone de l’événement par poste événementiel. Le détail par type d’activité (déplacements, hébergement, restauration, etc.)
- L’équivalent estimé en taxe carbone
- L’énergie totale consommée en Kwh
- Le volume total d’eau consommée en m³
- La quantité de déchets produits en tonnes (chiffre total et bilan détaillé par type de déchet)
- Le pourcentage de déchets valorisés
- Le pourcentage de gaspillage alimentaire
- Le pourcentage de transports à faible empreinte carbone
- Le pourcentage de restauration responsable
Expo'Stat, pour simplifier la création de vos rapports d'activité
Cet organisme est conçu pour contrôler les chiffres et la certification statistiques des foires et salons principalement Lié à CLEO et aux données qui y sont collectées, Expo’Stat vous propose des fonctionnalités avancées tout en vous faisant gagner du temps de saisie, d’analyse de vos métriques et de mise en forme de vos chiffres. Sur votre tableau de bord, sans besoin de remplir de nouveaux formulaires, vous pourrez générer automatiquement le rapport d’activité de votre événement avec l’ensemble de vos KPI événementiels, c’est pourquoi nous vous le recommandons également.
Avez-vous une autre question sur les KPI ? Souhaitez-vous organiser une rencontre professionnelle ou manifestation culturelle dans nos espaces tout équipés ? N’hésitez pas à nous contacter. Toute l’équipe de Versailles Palais des Congrès se tient à votre disposition pour préparer et réussir vos événements.
