Organisation de convention à Versailles Palais des Congrès
Cette année, pourquoi ne pas organiser votre convention juste en face du Château de Versailles ? Et si vous proposiez à vos participants un programme ambitieux, un espace atypique, des animations insolites, une structure événementielle originale, une expérience à vivre intense et fédératrice ?
Pour cela, Versailles Palais des Congrès vous offre plus de 3000 m² entièrement restaurés, modulables et tout équipés, à privatiser intégralement ou en partie pour l’organisation de votre convention et la satisfaction de vos participants tout au long de votre événement professionnel. Grand auditorium, salle de réception, salles de séminaires, espace cocktail et restauration, matériel technique professionnel : tout est prévu sur place pour réussir votre grand événement d’entreprise !
Organiser une convention, un événement clé pour toute l'entreprise
Une convention est l’un des rares événements de l’année où les dirigeants, cadres et salariés des différents services et sites de l’entreprise peuvent se rencontrer, échanger en-dehors du contexte habituel du travail.
Lors d’une convention, il se passe beaucoup de choses en peu de temps. Ponctuée de moments sérieux, studieux, corporate, mais aussi de temps ludiques, originaux, détendus, elle peut accueillir et combiner plusieurs types d’événements : journée d’étude, team-building ou incentive, réunions de travail, lancement de produit, apéritif dînatoire, escape game, séminaire de travail, soirée de gala, etc.
Surtout, l’organisation d’une convention est une occasion de partager un moment fédérateur avec les salariés, riche en contenus et en émotions. Lors de cette rencontre professionnelle, vous pouvez présenter les résultats, les objectifs pour l’an prochain, les nouvelles orientations stratégiques, mais aussi faire passer un message aux salariés, procéder à certains réajustements, apporter des éclaircissements.
Toute la famille professionnelle est réunie : c’est le moment de rassurer les salariés sur certaines inquiétudes, renforcer la cohésion du groupe, fédérer les équipes, motiver les troupes avant la nouvelle saison, intégrer les nouvelles recrues et cultiver un esprit d’équipe fort, affirmer une culture d’entreprise, un fort sentiment d’appartenance, et pourquoi pas récompenser les meilleurs talents, avec une remise de prix.
En définitive, une convention forme un ensemble de plusieurs petits événements professionnels successifs, harmonieusement réunis en une journée ou deux avec pour fil conducteur le présent et l’avenir de votre entreprise.
Comment réussir l'organisation d'une convention ?
Organiser une convention nécessite un grand travail de préparation événementielle en amont du jour J. Dans votre checklist d’organisateur, chaque détail compte :
- un programme bien ficelé, avec des animations et intervenants bien choisis
- une agence événementielle et des prestataires de confiance pour coordonner et travailler sur place : traiteur, hôtesses d’accueil, agents de sécurité, régisseur et techniciens, etc.
- une logistique et une technique parfaitement maîtrisées, avec du matériel de projection vidéo, une sonorisation de qualité, du matériel de tournage et de diffusion en live streaming, etc.
- et surtout un espace adapté à l’organisation d’une convention, car le choix du lieu de l’événement peut influer grandement sur la qualité de la rencontre !
Dans quel lieu événementiel organiser une convention ?
Choisir un lieu pour organiser un congrès ou une convention n’est pas aussi facile qu’il n’y paraît. Un juste équilibre doit être trouvé entre l’aspect fonctionnel et logistique, avec un espace modulable, bien dimensionné, et l’aspect esthétique, émotionnel, avec une ambiance spéciale, une atmosphère particulière, un supplément d’âme.
Ainsi, organiser un événement professionnel de cette envergure demande un bon choix de lieu : selon la taille de l’entreprise, le nombre de participants, le choix du lieu peut aller de la salle de convention au parc des expositions ou au centre des congrès ! Or, la simple location de salle risque de mener à un espace qui manque de personnalité, de charisme, de consistance.
Pour l’organisation d’une convention, mieux vaut assumer le choix d’un lieu inspirant et ambitieux, un espace d’exception dont vos convives se souviendront, pour tirer vers le haut ce grand événement professionnel et montrer aux salariés toute la valeur qu’ils représentent pour la réussite du groupe. Pour toutes ces raisons, Versailles Palais des Congrès est un excellent choix de salle pour une convention…
Les espaces de Versailles Palais des Congrès, bien plus qu'une salle de convention
Juste en face du Château de Versailles, ce lieu unique bénéficie d’un fort pouvoir symbolique, d’une atmosphère historique, propice aux grands rendez-vous. Avec plus de 3000 m² entièrement restaurés, modulables et tout équipés pour l’organisation d’une convention haut de gamme, Versailles Palais des Congrès vous invite à organiser un événement professionnel ambitieux et prestigieux, pour le plus grand plaisir de vos invités. Voici les différents espaces à privatiser et investir à votre convenance.
L'amphithéâtre Richelieu
Fort de ses 1000 places assises et sa scène extensible, cet auditorium est le lieu idéal pour une plénière, une assemblée générale, une conférence ou visioconférence grand format, ou encore une projection de film, une cérémonie d’ouverture, une remise de prix. Les temps forts de votre programmation pourront y avoir lieu, dans les meilleures conditions.
La grande salle Mazarin
Cette sublime salle circulaire de 720 m² est totalement polyvalente. Elle peut tout autant accueillir une réception, une foire d’exposants, ou l’organisation de soirées de gala inoubliables. La grande salle Mazarin est aussi de circonstance pour un cocktail dînatoire, un buffet de dégustation de produits locaux, un déjeuner ou dîner gastronomique avec tables et dressage de restaurant.
La salle Lulli et son bar privatif
Entièrement équipée et insonorisée, la salle Lulli peut créer la surprise pour finir votre convention sur une soirée d’entreprise avec DJ set. Sous une constellation de luminaires LED votre webinaire ou séminaire, votre comité de Direction (codir) ou de pilotage (copil) trouvera naturellement sa place dans cet espace atypique et raffiné, selon votre programme du jour. Un bar privatif facilitera la réception de vos convives avec un rafraîchissement et de délicieuses mignardises à déguster.
10 salles de réunion, formation et atelier pour votre convention
Lors d’une convention, il est aussi important de pouvoir se réunir et travailler en petit groupe dans une salle de réunion, une salle de formation, une salle de sous-commission. Pour cela, Versailles Palais des Congrès vous réserve 1 à 10 salles de petite ou moyenne superficie pour chaque séance d’atelier, workshop, micro-événement, session de brainstorming dont vous avez besoin. Elles sont toutes équipées et connectées au réseau wifi à très haut débit pour le travail en présentiel comme en visioconférence ou au format hybride.
Le hall d'accueil
Après avoir franchi les grandes portes de Versailles Palais des Congrès, un superbe hall d’entrée vous attend. Connecté à l’ensemble des espaces et niveaux du bâtiment, il vous aidera à gérer les flux avec aisance. Vous pourrez y assurer un bon accueil des invités, la vérification des invitations, la distribution des badges et programmes, l’orientation des participants.
La galerie Le Nôtre
Espace caché entre le parterre et le balcon du grand amphithéâtre, cette galerie est une belle surprise, une anti-chambre de décompression, le temps d’une entracte bien méritée. Libre à vous d’animer cet espace en croissant de lune au gré de vos inspirations.
Contactez-nous pour préparer l'organisation de votre convention à Versailles Palais des Congrès
Bien plus qu’une simple privatisation de lieu, c’est d’un accompagnement sur-mesure dont vous bénéficiez en réservant cet espace d’exception pour organiser une convention. Grâce au savoir-faire de notre équipe et de nos partenaires prestataires professionnels, Versailles Palais des Congrès vous propose une prestation clé-en-main, à la carte, en accord avec votre budget et votre besoin. Il ne vous reste plus qu’à choisir les espaces que vous souhaitez louer et les prestations à commander sur place ! Pour cela, merci de nous contacter le plus en amont possible pour organiser votre convention dans les prochains mois, ou l’an prochain.
